Wynajem samochodu na firmę: VAT, koszty i limit 100 000 zł

Firma, która wynajmuje samochód osobowy, odlicza zwykle 50% VAT z faktury za najem i za paliwo. Całość odliczy tylko przy aucie używanym wyłącznie w firmie, z ewidencją przebiegu i zgłoszeniem VAT-26. W kosztach podatkowych zostaje 75% wydatków, gdy auto jeździ też prywatnie. Od 1 stycznia 2026 limit wartości zwykłego auta spalinowego spadł do 100 000 zł, a opłata za najem droższego auta jest w kosztach tylko w proporcji do tego limitu, także przy najmie na kilka dni. Poniżej każda z tych zasad z przepisem, na przykładzie cen najmu z naszego cennika.

VAT od najmu auta: 50% albo 100%

Zasada z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT: przy wydatkach na samochody osobowe odliczasz 50% podatku z faktury. Obejmuje to najem, dzierżawę i leasing (ust. 2 pkt 2), a także paliwo, naprawy i wszystko, co związane z używaniem auta (ust. 2 pkt 3). Przy fakturze za najem auta miejskiego na 30 dób, 1900 zł brutto, VAT to około 355 zł, a odliczysz około 178 zł.

Pełne 100% VAT przysługuje, gdy auto jest używane wyłącznie do działalności (ust. 3 pkt 1 lit. a). Ustawa wymaga, żeby wykluczały to zasady używania auta ustalone w firmie, potwierdzone ewidencją przebiegu (ust. 4 pkt 1). Do tego dochodzi informacja VAT-26 dla urzędu skarbowego, złożona do 25. dnia miesiąca po miesiącu, w którym poniesiesz pierwszy wydatek na to auto (ust. 12). Spóźniona VAT-26 działa dopiero od miesiąca złożenia (ust. 13).

Przepisy nie mają osobnych zasad dla najmu krótkoterminowego. Auto wynajęte na tydzień rozlicza się tak samo jak auto w leasingu. W praktyce przy kilku dobach najmu ewidencja przebiegu i VAT-26 to sporo pracy dla różnicy rzędu kilkudziesięciu złotych. Przy najmie na miesiąc albo dłużej może się już opłacać.

Limit 50% nie dotyczy też aut na co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą (ust. 3 pkt 1 lit. b). Auta 7-osobowe i 9-osobowe podlegają mu tak samo jak osobowe.

Ewidencja przebiegu: co musi zawierać

Art. 86a ust. 7 wymienia elementy ewidencji:

• numer rejestracyjny auta,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika na dzień rozpoczęcia, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia,
• wpis kierowcy przy każdym użyciu auta: kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd, dokąd), liczba kilometrów, imię i nazwisko kierowcy,
• liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia.

Wpisy kierowców, którzy nie są podatnikiem, firma potwierdza na koniec okresu rozliczeniowego. Gdy auto prowadzi ktoś, kto nie jest pracownikiem, wpis robi osoba, która je udostępnia, ze stanem licznika przy wydaniu i zwrocie (ust. 8). Gotowy wzór, który spełnia te wymagania, można pobrać niżej.

Koszty w PIT i CIT: 75% przy użytku mieszanym

Art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT (w CIT art. 16 ust. 1 pkt 51) mówi, że 25% wydatków na używanie auta osobowego nie jest kosztem, jeśli auto służy też celom prywatnym. W kosztach zostaje więc 75%. Do wydatku wliczasz VAT, którego nie odliczyłeś (art. 23 ust. 5a). Przykład: faktura 2000 zł netto i 460 zł VAT, odliczone 230 zł. Do kosztów idzie 75% z 2230 zł, czyli 1672,50 zł.

Jedna rzecz jest sporna. Gdy opłata za najem obejmuje też koszty eksploatacji, ograniczenie do 75% stosuje się do tej części opłaty, która je obejmuje (art. 23 ust. 3b). Wypożyczalnie podają zwykle jedną cenę z ubezpieczeniem, serwisem i oponami w środku, bez rozbicia. Bezpieczne podejście to 75% całej opłaty, ale nie jedyne możliwe, i właśnie o to warto zapytać księgową.

Przy aucie używanym wyłącznie w firmie, z tą samą ewidencją co do VAT, w kosztach jest 100%. Czynny podatnik VAT, który nie prowadzi ewidencji z art. 86a, ma z góry przyjęty użytek mieszany (art. 23 ust. 5f i 5g).

Limit 100 000 zł od 2026 roku dotyczy też najmu na kilka dni

Opłaty z umowy najmu, dzierżawy i leasingu są w kosztach tylko w takiej proporcji, w jakiej limit pozostaje do wartości auta (art. 23 ust. 1 pkt 47a). Ta zasada obejmuje najem krótkoterminowy od 2019 roku, a w 2026 roku zmieniły się kwoty. Od 1 stycznia 2026 limity są trzy (art. 23 ust. 1 pkt 4 i ust. 5e):

Ustawa nie robi wyjątku dla krótkiego najmu, więc limit dotyczy też auta wynajętego na tydzień. Przy umowie na mniej niż 6 miesięcy wartością auta jest wartość przyjęta do ubezpieczenia (art. 23 ust. 5d). Emisję CO2 bierze się z centralnej ewidencji pojazdów.

Limit dotyczy wartości auta, nie ceny najmu. Jeśli auto jest warte mniej niż 100 000 zł, nic się nie zmienia: opłata za najem idzie do kosztów w całości (albo w 75% przy użytku mieszanym). Auto warte 140 000 zł daje proporcję 100 000 do 140 000, czyli w kosztach jest około 71% opłaty. Przy aucie z wyższej półki, np. BMW 530i xDrive na wynajem, ustal przed podpisaniem umowy wartość auta przyjętą do ubezpieczenia; emisję CO2 znajdziesz w centralnej ewidencji pojazdów. Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 9 kwietnia 2020 wskazało, że przy najmie krótkoterminowym taką informację może podać firma, która auto wynajmuje.

Wielu poradników z poprzednich lat ta zmiana nie obejmuje. Wpisy, które podają limit 150 000 zł dla każdego auta, są od 2026 roku nieaktualne.

Ryczałt: najem auta nie obniża podatku

Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych podatek liczy się od przychodu, bez kosztów (art. 12 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Wynajem auta nie zmniejsza więc ryczałtu, a zasady 75% i limit 100 000 zł nie mają znaczenia. VAT rozlicza się niezależnie od formy podatku dochodowego: czynny podatnik VAT na ryczałcie odlicza 50% albo 100% tak samo jak inni.

Jakie dokumenty zebrać

1. Fakturę VAT z numerem NIP firmy. U nas ceny na stronie są cenami brutto, z VAT 23%, a faktura dla firmy pokazuje kwotę netto i VAT.
2. Umowę najmu z okresem najmu: od niego zależy, którą wartość auta przyjmujesz do limitu.
3. Przy aucie z wyższej półki: wartość auta przyjętą do ubezpieczenia (ustal ją przed podpisaniem umowy) i emisję CO2 z centralnej ewidencji pojazdów.
4. Przy odliczeniu 100% VAT: zasady używania auta w firmie, ewidencję przebiegu i potwierdzenie złożenia VAT-26.
5. Dowód zapłaty i, dla porządku, cel wyjazdu, np. polecenie wyjazdu służbowego.

Kiedy firmie opłaca się najem zamiast własnego auta

Najem na doby albo miesiąc sprawdza się, gdy auto jest potrzebne na określony czas: delegacja, projekt u klienta, nowy pracownik przed odbiorem auta firmowego, auto firmowe w serwisie, gość z zagranicy. Nie ma wpłaty własnej ani umowy na lata, a koszt jest znany z góry. Na tydzień i dłużej najniższą stawkę za dobę daje wynajem samochodu na miesiąc w Warszawie. Kiedy lepszy jest leasing albo wynajem długoterminowy, porównujemy we wpisie leasing, wynajem długoterminowy czy najem na miesiąc.

Dla zespołu na wyjazd albo gości z bagażem są auta 7-osobowe do wynajęcia. Gościom, którzy przylatują, wydamy auto na lotnisku: zobacz wynajem samochodu na Lotnisku Chopina. Jeśli zastanawiasz się, czy na kilka dni nie wystarczy carsharing, rachunek pokazujemy we wpisie carsharing czy wypożyczalnia w Warszawie.

Pytania o najem auta w firmie

Ile VAT odliczę od wynajmu samochodu osobowego?

Zwykle 50% podatku z faktury za najem, a także 50% VAT od paliwa (art. 86a ust. 1 i 2 ustawy o VAT). Pełne 100% przysługuje tylko wtedy, gdy auto jest używane wyłącznie w działalności, co potwierdzają zasady używania auta, ewidencja przebiegu i złożona informacja VAT-26.

Czy wynajem auta na kilka dni wymaga VAT-26?

Tylko wtedy, gdy chcesz odliczyć 100% VAT. Przy odliczeniu 50% nie składasz VAT-26 i nie prowadzisz ewidencji przebiegu dla VAT. Przepisy nie przewidują zwolnienia dla najmu krótkoterminowego, więc przy 100% obowiązki są takie same jak przy leasingu.

Czy limit 100 000 zł dotyczy krótkiego najmu?

Tak. Limit z art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT dotyczy każdej umowy najmu auta osobowego, bez względu na okres. Przy umowie krótszej niż 6 miesięcy wartością auta jest wartość przyjęta do ubezpieczenia. Jeśli auto jest warte mniej niż limit, opłata nie jest ograniczana.

Czy przy ryczałcie wynajem auta obniża podatek?

Nie. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych liczy się bez kosztów, więc wynajem auta nie zmniejsza podatku dochodowego. Czynny podatnik VAT na ryczałcie odlicza za to VAT od najmu na zwykłych zasadach: 50% albo 100%.